Coordenador(a) Administrativo(a)

Objetivo do cargo

Coordenar a rotina administrativa da indústria química, com responsabilidade pela supervisão das rotinas de Recursos Humanos, dos serviços de limpeza e conservação e pelo suporte administrativo e logístico à área comercial, assegurando que as demandas operacionais sejam resolvidas sem acionamento da diretoria e que a equipe comercial disponha de toda a estrutura, documentação e logística necessárias para a realização de viagens e visitas a clientes. O cargo responde pela organização dos processos administrativos, pela constância das entregas e pelo desenvolvimento da autonomia das áreas sob sua coordenação.

Departamento: Administrativo | Reporta-se a: Diretoria | Supervisiona: Assistente de RH e equipe de limpeza | Interface: Área Comercial (viagens, visitas e documentação)

Escolaridade

• Ensino Superior completo ou em andamento em Administração, Gestão de Recursos Humanos, Processos Gerenciais ou áreas correlatas.
• Desejável: curso de rotinas de departamento pessoal e Excel em nível intermediário.

Experiência

• Experiência em rotinas administrativas com coordenação ou supervisão de pessoas.
• Vivência em departamento pessoal ou RH (admissão, benefícios, ponto, férias).
• Experiência com organização de viagens corporativas e prestação de contas.
• Desejável: vivência em indústria ou em empresas do segmento químico, papel e celulose ou tratamento de água.

Perfil comportamental desejado: executor-comunicador, com orientação para resultados e entregas e facilidade de relacionamento e articulação entre diretoria, equipe e área comercial.

1. Gestão da Rotina Administrativa

• Coordenar a rotina administrativa da empresa, assegurando a regularidade das entregas e a organização de documentos, contratos, cadastros e controles internos.
• Centralizar as demandas administrativas da operação, solucionando as de natureza operacional e submetendo à diretoria apenas as que exijam deliberação.
• Manter atualizados os controles de fornecedores, aquisições de materiais de escritório e limpeza, contratação de serviços e manutenções das instalações.
• Monitorar vencimentos, renovações e a documentação institucional da empresa, antecipando necessidades e prevenindo pendências.
• Reportar periodicamente à diretoria o andamento das áreas sob sua coordenação, com objetividade e indicadores.

2. Supervisão do RH

• Supervisionar a Assistente de RH, definindo prioridades, acompanhando prazos e assegurando a qualidade das rotinas de admissão, desligamento, benefícios, controle de ponto, férias e documentação de pessoal.
• Assegurar o cumprimento das obrigações trabalhistas e dos prazos estabelecidos junto à contabilidade.
• Apoiar a diretoria nos processos de contratação, integração e acompanhamento dos colaboradores.
• Atuar como referência dos colaboradores para questões administrativas e de Recursos Humanos, com clareza, discrição e sigilo.

3. Supervisão da Limpeza e Conservação

• Supervisionar a equipe de limpeza, estabelecendo escalas, rotinas e o padrão de conservação das instalações.
• Controlar o estoque e a aquisição de materiais de limpeza e de consumo, observando o orçamento definido.
• Assegurar que áreas comuns, salas e espaços de atendimento estejam permanentemente em condições adequadas para receber colaboradores, clientes e visitantes.

4. Suporte Administrativo à Área Comercial

• Planejar e organizar as viagens da equipe comercial, contemplando passagens, hospedagem, roteiro, deslocamentos, alimentação e adiantamentos, de modo que o profissional em campo disponha de toda a estrutura necessária.
• Providenciar a documentação exigida para visitas técnicas e comerciais em empresas do segmento, incluindo cadastros de fornecedor, integração, documentos pessoais e institucionais, certificados e requisitos de acesso.
• Manter atualizado o cadastro da Biogreen junto a clientes e portais de fornecedores, atendendo às solicitações documentais com agilidade.
• Acompanhar a prestação de contas das viagens e despesas comerciais, conferindo comprovantes e encaminhando ao setor financeiro.
• Prestar suporte na emissão de propostas, contratos, envio de amostras e demais demandas administrativas da área comercial.
• Manter comunicação contínua com a equipe comercial em campo, antecipando necessidades e solucionando imprevistos relacionados a viagens e acessos.